หยุด Work Hard และหันมา Work Smart เพราะการทำงานดี อยู่ที่การบริหารเวลา

How to?July 29, 2022 15:00

 

หยุด Work Hard และหันมา Work Smart เพราะการทำงานดี อยู่ที่การ "บริหารเวลา"

รู้หรือไม่ เราสามารถทำงานได้ดี โดยที่ไม่จำเป็นต้อง "ทำงานหนัก" ประสิทธิภาพเหมือนเดิม แต่เหนื่อยน้อยลง
แถมยังมีเวลาไปทำส่วนอื่น วันนี้ Reeracoen Thailand จะพาทุกคนไปฝึก7 วิธีง่ายๆ ในการ Work Smart


เคยเป็นไหมกับสถานการณ์ที่ถึงเวลาเลิกงาน แต่ก็ไม่กล้าเก็บของกลับบ้านก่อนคนอื่น เพราะกลัวจะถูกมองว่า “ขี้เกียจ”
เลยยอมนั่งเสียเวลาอยู่ในออฟฟิศ แสร้งว่ากำลังทำงาน (บางคนก็อาจทำจริง) เพื่อให้ดูเป็นคนขยัน ทุ่มเท เต็มที่กับงานในสายตาคนอื่น


หลายคนต้องลำบากใจ ยอมเสียเวลา เพราะกลัวจะถูกกดดันโดยวัฒนธรรมองค์กรที่เชิดชูแต่คนทำงานหนัก (Hard work culture) จนกลายเป็น Toxic Productivity ยิ่งทำงานหนัก ยิ่งเจ๋ง ยิ่งได้รับการยอมรับ จึงไม่แปลกที่ทุกวันนี้เราจะเห็นคนจำนวนไม่น้อยชอบพูดถึง “การทำงานหนัก” ของตัวเองอยู่ตลอดเวลา เช่น


“เนี่ยเมื่อคืนพี่ทำงานถึงเที่ยงคืน แล้วก็ตื่นมาทำงานต่อ 7 โมงเช้า”
“ฉันกลับคนสุดท้ายของออฟฟิศตลอด”
“วันเสาร์อาทิตย์ทำงานไปด้วย เที่ยวไปด้วย ปกติจ้า”


ยิ่งสังคมรอบข้างให้คุณค่า คอยเชิดชูคนทำงานหนักมากขึ้นเท่าไร คนรอบข้างยิ่งกดดันที่จะต้องทำงานหนักตามเพื่อให้ได้การยอมรับ จนสุดท้ายสุขภาพกายและใจก็พังตามกันไปเรื่อยๆ ดังนั้นถึงเวลาหยุดวัฒนธรรมบ้างาน (Workaholism) เพราะเราสามารถทำงานได้ดี โดยที่ไม่จำเป็นต้องทำงานหนัก ด้วยการบริหารจัดการให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด หรือสรุปง่ายๆ ว่า “บอกลาการ Work Hard และแทนที่ด้วยการ Work Smart”


จะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถเรียนรู้ที่จะทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่เหนื่อยน้อยลง เช่นจากเมื่อก่อนใช้เวลาครึ่งวันในการทำงานหนึ่งชิ้น
แต่ปัจจุบันทำเสร็จได้ภายใน 3 ชั่วโมง โดยที่เหนื่อยน้อยลงด้วย!


ฟังดูอาจเหมือนปาฏิหาริย์ แต่ความจริงการ Work Smart คือสิ่งที่หลายๆ คนมองข้ามไป เพราะมัวแต่ให้ความสนใจกับการ Work Hard เพียงอย่างเดียว
โดยที่ไม่รู้ตัวว่าสามารถทำให้งานแต่ละอย่างง่ายขึ้นได้ แค่อาศัยการบริหารจัดการที่ดีเท่านั้นเอง


บทความเรื่อง 10 Tips To Work Smarter Not Harder บนเว็บไซต์ Forbes.com ได้แชร์วิธีบริหารจัดการเวลาการทำงาน โดยลด “ความหนัก”
แต่ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น ซึ่งเราได้ทำการเรียบเรียงวิธีการที่น่าสนใจออกมาทั้งหมด 7 ข้อ ได้แก่


1) จัดลำดับความสำคัญให้กับงานที่ต้องทำ


การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้เวลาน้อยลง และเหนื่อยลง สามารถเริ่มจากการ “จัดลำดับความสำคัญ” เพราะโดยทั่วไปคนส่วนใหญ่มักจะทำงานไปเลย
โดยที่ไม่ได้สนใจว่าอะไรสำคัญกว่ากัน ซึ่งท้ายที่สุดเราอาจพลาดไปทำงานที่ไม่ได้สำคัญก่อน จนใกล้จะหมดวันแล้วเพิ่งจะมีเวลาให้กับงานสำคัญในตอนท้าย
พลังกาย พลังใจก็ใกล้จะหมดลงไปทุกที กลายเป็นว่าต้องไปโหมทำตอนกลางคืนอย่างหนักหน่วงแทน


ลองจัดลำดับความเร่งด่วน และความสำคัญ ว่าอะไรควรให้ความสนใจก่อน อะไรที่สามารถทำทีหลังได้
เช่น เริ่มวันด้วย “งานสำคัญและด่วน” ต่อด้วย “งานด่วนแต่ไม่สำคัญ” และ “งานสำคัญแต่ไม่ด่วน” และปิดท้ายด้วย “งานไม่ด่วนแถมไม่สำคัญ”
ก็จะช่วยให้เราบริหารจัดการเวลาได้ดียิ่งขึ้น


2) รู้จัก “พอ”


“ขออีกนิด งานใกล้เสร็จแล้ว” พูดแบบนี้ตั้งแต่หกโมง รู้ตัวอีกทีสี่ทุ่ม แถมงานยังไม่ได้เดินไปไหน!
หากคุณเคยเป็นแบบนี้ ถึงเวลาที่จะต้องเรียนรู้ที่จะ “พอ” ปิดคอมฯ เลิกทำงานแล้วไปพักผ่อน เพราะหากฝืนทำต่อไป มีแต่จะเสียเวลาเปล่าโดยที่ไม่ได้อะไรกลับมาเลย

สังเกตอาการตัวเองถ้ารู้สึกตัน คิดงานไม่ออก เค้นยังไงก็ไม่ได้ไอเดีย หรือแม้แต่งานง่ายๆ ก็ต้องใช้เวลานานกว่าจะโฟกัสให้เสร็จได้ ก็ถึงเวลาที่ควรจะต้องเลิกทำงาน
พักผ่อนชาร์จพลัง รอให้กลับมาพร้อมลุยงานอีกครั้ง


3) จัดการประเภทงานให้เป็นหมวดหมู่


ในการทำงาน หน้าที่ของเราก็คงไม่ได้มีเพียง 1 หรือ 2 อย่าง โดยเฉพาะบางสายงานอาจต้องทำงานแบบ Multitask ซึ่งต้องสลับโหมดการทำงานไปเรื่อยๆ ระหว่างวัน ตั้งแต่ประชุม แก้ปัญหา ตอบอีเมล หรืออื่นๆ ซึ่งหากเราสลับไปมาโดยไม่จัดหมวดหมู่ หรือลำดับขั้นที่ควรจะทำ ก็อาจพาให้เราเสียเวลาไปง่ายๆ
เช่น จากเดิมที่เราจะคอยสลับมาตอบอีเมลทุกครั้งที่มีการส่งเข้ามา ลองเปลี่ยนเป็นกำหนดช่วงเวลาในการตอบอีเมลพร้อมๆ กันทีเดียว
กับงานอื่นๆ ก็เช่นกัน เราควรหันมาโฟกัสงานไปทีละประเภท ก็จะช่วยให้เราไม่เสียเวลาไปโดยใช่เหตุ


4) ค้นหา “นาทีทอง” ของตัวเอง


ในหนึ่งวันเราจะมีอยู่ 3 โหมดหลักๆ คือ 1. ขยัน 2. เฉยๆ 3. หมดแรง ซึ่งในช่วงเวลาที่เราขยัน หรือที่เรียกว่า “นาทีทอง” ควรจะใช้ไปกับการทำงานสำคัญ
หรืองานที่ต้องอาศัยสมองและร่างกายมากๆ และเอาช่วงหมดแรงไปทำงานง่ายๆ หรืองานที่ไม่สำคัญเท่าไร ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเวลาได้

และแต่ละคนย่อมมีนาทีทองแตกต่างกัน บางคนอาจขยัน สมองแล่นในช่วงเช้า แต่บางคนอาจมีไฟขึ้นมาในช่วงบ่าย ซึ่งหน้าที่ของเราคือค้นหานาทีทองของตัวเองให้เจอ
และจัดตารางงาน - ตารางเวลาให้สัมพันธ์กัน


5) อย่ามัวรอ “แรงบันดาลใจ”


การมีแรงบันดาลใจก่อนเริ่มงานคือสิ่งที่ดี แต่ถ้าแรงบันดาลใจไม่โผล่มาสักที เราจะได้ทำงานไหม!?
หนึ่งในวิธีการ Work Smart ที่ดีที่สุด คือการ “ลงมือทำไปเลย” Zeigarnik Effect ได้อธิบายไว้ว่าสมองเราจะเครียด กังวล คิดมาก ถ้ายังมีงานไม่เสร็จ
และวิธีการเดียวที่จะแก้ไขก็คือการลงมือทำให้เสร็จเท่านั้น

ดังนั้นถ้าเรามัวแต่รอแรงบันดาลใจ ค่อยทำ งานก็ไม่เสร็จสักที แถมยังต้องเสียเวลามานั่งเครียด กังวลถึงกองงานที่ยังไม่ได้เคลียร์
แม้ว่าส่วนที่ยากที่สุดในการทำงานคือตอนเริ่มต้น แต่ถ้าเรามีเวลาได้โฟกัสกับงานนั้นๆ สักพัก สมองจะเริ่มเกิดความอยากเอาชนะงานให้จบโดยอัตโนมัติ


6) จัดสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม


อีกหนึ่งวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คือการจัด “สภาพแวดล้อม” ระหว่างการทำงานให้เหมาะสมทั้งในบ้าน และที่ออฟฟิศ อย่าให้มีปัจจัยรบกวน ไม่ว่าจะเป็นการพยายามเก็บโทรศัพท์มือถือไว้ไกลตัว จัดระเบียบข้าวของที่วางกองไว้ เพื่อให้สะดวกต่อการทำงาน และลดการรบกวนจากสิ่งเร้าให้มากที่สุด


7) กฎ “90 นาที”


มีการค้นพบทางวิทยาศาสตร์ว่าสมองของเราจะทำงานได้ดีที่สุดในกรอบระยะเวลา 90-120 นาที หลังจากนั้นประสิทธิภาพจะค่อยๆ ลดลง
ซึ่งต้องใช้เวลาพัก 20-30 นาที ถึงจะสามารถกลับมาทำงานได้เต็มที่อีกครั้ง ดังนั้นเราสามารถจัดการงานแต่ละชิ้นให้จบภายในระยะเวลาดังกล่าว
ด้วยประสิทธิภาพสูงสุด และบริหารจัดการเวลาได้อย่างดีที่สุดด้วย


บทความที่น่าสนใจ:
6 วิธีจุดไฟในช่วง BURNOUT
กับดักของ PEOPLE PLEASER ในที่ทำงาน ยอมไปเรื่อย รับปากไปงั้น แต่งานไม่เดิน!


แปลและเรียบเรียงจาก:
https://bit.ly/3cE9PCI


แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:
https://bit.ly/3cPgdY1
https://bit.ly/3zFfeCA 
https://bit.ly/3BqKmXL

#ReeracoenRecruitment
#ReeracoenThailand
#psychology #worksmart #workhard #toxicproductivity

Apply Now!up-arrow
Increase chance of getting job within 1 month.