“เหนื่อยน้อยลง” เพื่อผลงานที่ดีขึ้น
ลดภาระงานที่ไม่จำเป็นด้วย Not To Do list

ใครมีปัญหา “งานเยอะจนทำไม่ทัน” บ้าง

ทั้งภาระงานเดิมที่ยังต้องแบกทุกวัน แถมหัวหน้ายังขยันแตกโปรเจกต์หางานใหม่ๆ ให้ทำอยู่อีกเรื่อยๆ
และเชื่อว่าสิ่งที่ได้ยกตัวอย่างมาข้างต้นคงเป็น “ปมในใจ” ที่หลายคนต้องเจอ
เพราะคงยากที่เราจะ Say no ใส่หัวหน้า แม้ว่างานที่ถืออยู่ตอนนี้ก็หนักหนามากพอแล้ว

จริงอยู่ที่การได้ทำงานใหม่ๆ คือข้อดีที่จะทำให้เราโตขึ้น แต่ถ้าเดิมทีงานที่ต้องรับผิดชอบก็ล้นมืออยู่แล้ว
เราควรทำอย่างไรในเมื่อทุกอย่างดู “สำคัญ” ไปหมด

หรือถ้าลองคิดดูดีๆ ความจริงงานบางอย่างอาจไม่ได้สำคัญขนาดนั้น เช่น

• รายละเอียดบางอย่างที่อาจข้ามไปได้
• งานที่ทำแล้ว ‘ไม่คุ้ม’ แรงงานและเวลา
• สิ่งที่หากตัดออกไปก็ไม่ได้เกิดปัญหาตามมา

ทุกวันนี้มีเครื่องมือมากมายที่คอยช่วยบริหารจัดการงานให้รู้ว่าอะไร “ควรทำ”
แต่กลับกัน เรามักไม่ค่อยรู้ว่าตัวเอง “ไม่ควรทำอะไร”

หนึ่งในวิธีตีโจทย์ให้แตกเพื่อลดภาระงานในมือคือการสลับ ‘To Do list’ ให้เป็น ‘Not To Do list’
ซึ่งจะช่วยชี้ให้เห็นว่าอะไรบ้างที่กำลังทำให้เรา “เสียเวลา” โดยไม่รู้ตัว

Not To Do list คืออะไร?

ถ้าแปลตรงๆ ก็คือ “รายการสิ่งที่ไม่ต้องทำ” ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราได้ตัดบางสิ่งออก
เพื่อจดจ่อกับงานที่สำคัญและจำเป็นมากกว่า เนื่องจากการไล่ตามสิ่งที่ต้องทำจนหมดทุกอย่าง
จะทำให้สมองต้องรับภาระหนักจนเครียด ถ้าหากไม่สามารถบริหารจัดการได้ดีพอ

คำถามต่อมา แล้วจะรู้ได้ไงว่าอะไรที่ “ไม่ควรทำ”
บทความจาก Spica.com ได้อธิบายถึงสิ่งที่ควรจัดไว้ใน Not To Do list ว่า
“คนเรามักจะรู้อยู่แก่ใจว่าอะไรที่ทำแล้วดี รวมถึงสิ่งที่ไม่ควรเสียเวลาทำ แต่ก็หยุดทำไม่ได้สักที”

โดยสามารถออกเป็น 8 ประเภท ได้แก่

1. สิ่งที่ไม่อยากทำ แต่ปฏิเสธไม่ได้
2. พฤติกรรมหรือสิ่งที่คอยทำให้เสียสมาธิ
3. งานที่ไม่จำเป็นต้องใช้เราทำ หรือคนอื่นทำแทนได้
4. ภาระต่างๆ ที่ถูกโยนมา
5. งานที่สร้าง ‘คุณค่า’ ได้น้อย
6. สิ่งที่ทำให้เราอารมณ์เสีย
7. พฤติกรรมไม่ดีที่อยากกำจัดออกไป
8. สิ่งที่ไม่สามารถ ‘ควบคุม’ ได้

เมื่อเข้าใจถึง Concept ลองมาเช็กก่อนจะทำ Not To Do list ของตัวกันเถอะ

อันดับที่ 1

ประเมินงานในช่วงหลายเดือนที่ผ่านมาทั้ง “หน้าที่หลัก” และอื่นๆ ซึ่งต้องทำประจำซ้ำๆ ทุกวัน
จะทำให้เราเห็นชัดว่ารูปแบบการของตัวเองเป็นอย่างไร อะไรที่ใช้เวลามาก-น้อย หรือทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็นมากที่สุด

อันดับที่ 2

อะไรบ้างที่ควรย้ายไปอยู่ใน Not To Do list
เริ่มจากประเมิน ‘ผลกระทบ’ หรือ ‘คุณค่า’ ว่าอะไรที่ทำแล้วเกิดประโยชน์สูงสุด สิ่งไหนบ้างที่สามารถโยกไปให้คนอื่นทำได้
รวมถึงสังเกต ‘ความรู้สึก’ ตัวเอง งานแต่ละประเภทส่งผลต่ออารมณ์อย่างไร สนุก ท้าทาย หรือมีแต่น่าหงุดหงิด เบื่อหน่าย
รับปากช่วยแล้วแอบมาคิดว่า “ไม่น่าเลย” หรือเปล่า

นอกจากนี้อย่าลืมสำรวจพฤติกรรมตัวเองตอนทำงานด้วย
เพราะหลายคนติดนิสัย “ผัดวันประกันพรุ่ง” โดยไม่รู้ตัว ซึ่งเป็นต้นเหตุที่ทำให้เราทำงานไม่ทันเพราะงานล้นมือ
ทั้งๆ ที่เราแค่ ‘หลุดโฟกัส’ ไปกับสิ่งรอบตัวในระหว่างทำงาน

อันดับที่ 3

การฝึก ‘ปฏิเสธ’ ให้เป็น ถือเป็นส่วนที่อาจจะยากที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องพยายามทำให้ได้มากที่สุด
เพราะหนึ่งในต้นเหตุหลักของปัญหางานล้นมือคือการเป็น Yes man หรือคนที่ปฏิเสธไม่เป็น
ไม่ว่าจะจากคนอื่น หรือแม้แต่ตัวเองที่คิดว่า ‘ไหว’ จนสุดท้ายแบกรับทุกอย่างไว้ไม่ไหว
เพราะไม่ว่าใครต่างก็มี ‘ขีดกำจัด’ ของตัวเองกันทั้งนั้น

ถ้าเริ่มรู้สึกว่ากำลังเหยียบคนเร่งเร็วเกินไป ผ่อนลงมาให้ตัวเองได้พักหายใจบ้างก็คงไม่เสียหาย
เพราะอะไรที่มากเกินไปจนเรารับไว้ไม่ไหว ถึงตรงนั้นแม้แต่สิ่งดีๆ ก็อาจกลายเป็นไม่ดีอีกต่อไป

มองหาโอกาสใหม่ๆ กับเส้นทางที่ใช่ในองค์กรที่ชอบ
ฝากโปรไฟล์ไว้กับเรา Reeracoen Recruitment

อ่านบทความเพิ่มเติม:
5 คำถามเช็กลิสต์ตอนสัมภาษณ์งาน องค์กรแบบไหนที่ "ใช่" สำหรับเรา
5 วิธีจัดการ 5 ความกังวลหลักเมื่อต้องย้ายงาน

แปลและเรียบเรียงจาก: 
https://bit.ly/41nrfIt

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:
https://bit.ly/3UOjBnW
https://bit.ly/3KRPkQy

#ReeracoenRecruitment #ReeracoenThailand #Recruitment
#NotToDolist #Productive #SelfImprovement #Timemanagement