Job Description คืออะไร มีประโยชน์ต่อการสมัครงานอย่างไรบ้าง

ที่ผ่านมา สมัครงานแต่ละครั้งคุณคิดว่าตัวเองได้ใช้ข้อมูลจาก Job Description ให้เป็นประโยชน์อย่างคุ้มค่ามากพอหรือเปล่า?

เข้าใจว่าด้วยภาระประจำวันที่ยุ่งยากอยู่แล้ว ทำให้เราอยากประหยัดเวลาในการสมัครงานให้มากที่สุดซึ่งหลายคนเลือก “ข้าม” รายละเอียดบางอย่างไปเพื่อเพิ่มจำนวนการสมัครให้ได้ปริมาณมากๆ ภายในเวลาสั้นๆ และการอ่านรายละเอียดงาน (Job Description) ก็เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ถูกมองข้ามความสำคัญไป เพราะคนส่วนใหญ่ก็จะดูแค่ “ก่อนสมัครงาน” ว่าตำแหน่งนี้มีหน้าที่อะไร เงินเดือนเท่าไร ทำงานที่ไหน หรือบางคนก็มีอ่านซ้ำอีกครั้งเพื่อจดจำข้อมูลชื่อองค์กร รายละเอียดอื่นๆ สำหรับนำไปใช้ตอบคำถามในห้องสัมภาษณ์งาน

แต่ Job Description สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้มากกว่านั้น Reeracoen Thailand สรุปมาให้ดังนี้ครับ

Job Description บอกอะไรกับเราบ้าง

ก่อนอื่นอยากให้ทุกคนเริ่มด้วยการปรับพื้นฐานเปลี่ยนมุมมองที่มีต่อการอ่านรายละเอียดเนื้อหา เพราะในมุมมองทั่วไปเราจะเห็น Job Description เป็นประกาศรับสมัครงานที่มีข้อมูลองค์กร โดยบอกว่าตำแหน่งงานนั้นๆ รับผิดชอบอะไรบ้าง ตลอดจนคุณสมบัติของคนที่จะสมัครเข้ามาได้ และเรทเงินเดือนที่บริษัทตั้งไว้โดยประมาณ

แต่หากลงรายละเอียดจริงๆ จะมีข้อมูลที่แยกย่อยมากขึ้นได้แก่

◉ ชื่อตำแหน่ง
ตรงกับความสนใจ หรืออยู่ระดับเดียวกับงานปัจจุบันไหม เพราะการเปลี่ยนงานโดย “ลดตำแหน่ง” ของตัวเอง
แม้จะไม่ได้มีผลโดยตรงต่อการพิจารณาขององค์กร แต่ก็เป็นจุดที่ทำให้เกิดคำถามตอนย้ายงานครั้งถัดไป

◉ ชื่อบริษัท
สามารถนำชื่อไปหาข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรเพิ่มเติมได้
เช่น เป็นธุรกิจแบบไหน สถานะเป็นอย่างไร สำหรับประกอบการสัมภาษณ์

◉ ภาพรวมข้อมูลองค์กร
สังเกตดูว่าองค์กรให้ “นิยาม” ตัวเองในลักษณะไหน
ให้ความสำคัญกับอะไรมากที่สุด ซึ่งจะทำให้เห็นภาพว่าตัวเองจะ “คลิก” ด้วยไหม

◉ รูปแบบการจ้างงาน
รายละเอียดงานจะต้องระบุชัดเจนว่าจ้างงานแบบไหน
พาร์ทไทม์, พนักงานประจำ หรือแบบสัญญาจ้าง (Contract)

◉ สถานที่ทำงาน
ไม่ใช่แค่ดูระยะทางระหว่างบ้านกับออฟฟิศ แต่ยังมีข้อมูลที่บอกเกี่ยวกับนโยบายการทำงาน
เช่น มี Hybrid working หรือกำหนดให้เข้าออฟฟิศเป็นหลัก

◉ ภาพรวมตำแหน่งงาน
เป็นการสรุปใจความหลักของงานนั้นๆ ซึ่งก็คือสิ่งที่องค์กร “คาดหวัง” จะได้รับจากตำแหน่งดังกล่าว

◉ หน้าที่รับผิดชอบ
แยกลิสต์รายละเอียดของงานในแต่ละด้าน ทั้งงานที่ต้องทำรายวัน รายสัปดาห์ หรืออื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

◉ คุณสมบัติขั้นพื้นฐาน
เป็นสเปกที่องค์กรกำหนดเป็นเกณฑ์ ซึ่งจะมีตั้งแต่การศึกษา ระยะเวลาประสบการณ์
ทักษะการทำงาน รวมถึงใบรับรองอื่นๆ ตามความเหมาะสม

◉ คุณสมบัติที่จะพิจารณาเพิ่มเติม
นอกเหนือจากคุณสมบัติพื้นฐานแล้ว องค์กรอาจมีสเปกที่อยากได้เป็นพิเศษ
ซึ่งถ้าใครมีก็จะได้คะแนนเพิ่มและมีโอกาสถูกเรียกสัมภาษณ์มากขึ้น



สิ่งที่ควรให้ความสำคัญบน Job Description

เราไม่ได้จำเป็นต้องอ่านอย่างละเอียด “ทุกตัวอักษร” เนื่องจากจะทำให้เสียเวลา ซึ่งเราไม่ต้องการแบบนั้น
ดังนั้นสำคัญคือการจับใจความจากสิ่งที่เห็น ครั้งแรกลองสรุปข้อมูลคร่าวๆ งานประมาณนี้เราทำได้ไหม
ถ้าคำตอบคือใช่ ก็ค่อยย้อนกลับไปอ่านรายละเอียดอีกรอบ

Job Description จะมีทั้งข้อมูลที่ให้มาชัดเจน กับอีกประเภทที่ดู “กำกวม” และต้องตีความ
ดังนั้นจึงสำคัญที่จะต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าองค์กรกำลังพยายามสื่อสารอะไรกับเรา

1) คุณสมบัติที่บริษัทต้องการ

• ประสบการณ์ที่เหมาะสมกับงาน
• ทักษะที่จะช่วยให้ทำงานนี้ได้ดี
• Background การศึกษา
• สอดคล้องกับค่านิยมองค์กร

2) หัวใจสำคัญสำหรับตำแหน่งงานนั้นๆ

เมื่อเราได้ 4 ปัจจัยหลักที่องค์กรจะมองหาจากผู้สมัคร
ถัดมาคือ “สำคัญที่สุด” จากหมวดหมู่นั้นซึ่งสามารถสังเกตได้จาก 2 วิธี

• ดูจากสิ่งที่องค์กร “เน้นย้ำ” ใน Job Description ส่วนใหญ่รายละเอียดงานจะถูกเขียนขึ้นมาด้วยปัจจัยหลายๆ ด้านมาประกอบกัน เพียงแต่จะมีบางอย่างที่องค์กรแอบ “ปักธง” ไว้เป็นพิเศษซึ่งเป็นการบอกตั้งแต่ต้นว่าพวกเขามองหาอะไร และคนแบบไหนที่เหมาะสม
   
• การเรียงลำดับรายละเอียดส่วนต่างๆ โดยส่วนที่ถูกระบุไว้เป็นอันดับแรกมักจะ “สำคัญที่สุด” เสมอ อย่าง ลิสต์งาน ก็จะเริ่มต้นจากเป้าหมายที่องค์กรคาดหวัง จากนั้นถึงจะเป็นงานปลีกย่อยที่เกี่ยวข้องตามลำดับเช่นเดียวกับ คุณสมบัติของผู้สมัครที่มักจะวางในลักษณะเดียวกัน

3) คีย์เวิร์ดที่ควรนำมาใส่ในเรซูเม่

เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพที่ง่ายและได้ผลดีเสมอคือการ “แปลงข้อความ”  ที่องค์กรเขียนไว้มาปรับใช้กับเอกสารประกอบการสมัครงานของตัวเอง หลักการง่ายๆ คือคุณสมบัติของตัวเองต้องสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร เช่น หากบริษัทระบุว่าหน้าที่สำคัญของตำแหน่งงาน Marketing คือการวางแผนโปรโมตแบรนด์และสินค้าผ่าน Social Media เราก็อาจจะดึงส่วนของ การวางแผนการตลาดและความรู้ด้าน Social Media ช่องทางต่างๆ มาใช้กับเรซูเม่

4) มีข้อควรระวังตรงจุดไหนบ้าง

หนึ่งในกลยุทธ์ที่มีไว้ดึงดูดให้คนอยากเข้ามาทำงานในองค์กรก็คือการพยายามขาย “ข้อดี” ของบริษัทให้ได้มากๆ เพียงแต่เหรียญย่อมมีสองด้านเสมอ ในฐานะผู้สมัครเองก็ควรยั้งใจเอาไว้ก่อนแล้วลองพยายามมองหาข้อมูลให้มากขึ้น ซึ่งบางทีเราอาจพบสัญญาณอันตรายหรือ Red flags ที่บ่งบอกถึง “เนื้อใน” ว่าจริงๆ แล้วองค์กรนั้นเป็นอย่างไร

เช่น รับสมัครงานแบบ 3 in 1 รับคนเดียวแต่มีหน้าที่แบบครอบจักรวาลที่เราคงเคยเห็นกันมาไม่น้อย
สิ่งนี้แสดงถึงความคาดหวังที่ไม่อยู่บนพื้นฐานความเป็นจริง รวมถึงไม่มีระบบการทำงานที่ชัดเจนในองค์กร

สรุปการนำข้อมูลจาก Job Description ไปใช้ในแต่ละขั้นตอนสมัครงาน

• ตัดสินใจว่าตำแหน่งงานดังกล่าวเหมาะกับเราหรือไม่

เราไม่อยากเสียทั้งเวลา แรงกาย แรงใจไปกับกระบวนการสมัครงานที่สุดท้ายแล้วพบว่า “ยังไม่ใช่งานที่ตามหา” ในภายหลัง นำข้อมูลด้านต่างๆ ที่ได้จาก Job Description และจากการทำการบ้านเพิ่มเติมว่าคุณสมบัติ ลักษณะงาน เป้าหมายองค์กร และข้อเสีย (ถ้ามี) รวมถึงความต้องการของตัวเองมาชั่งน้ำหนักดูว่าอยากไปทางไหนมากกว่ากัน ทั้งตัวงาน และตัวเอง “แมตช์” กันมากน้อยแค่ไหน

• นำมาปรับใช้กับเอกสารประกอบการสมัครงาน

หาจุดเชื่อมโยงระหว่างสิ่งที่องค์กรคาดหวัง กับคุณสมบัติของตัวเองทั้งในแง่ของประสบการณ์ ทักษะ และคุณสมบัติพิเศษ เพื่อสร้างจุดขายที่องค์กรจะ “ปฏิเสธไม่ได้” ตั้งแต่ตอนยื่นใบสมัคร ซึ่งคีย์เวิร์ดที่ตรงกันเหล่านี้จะช่วยให้โปรไฟล์ของเราโดดเด่นและมีโอกาสถูกเรียกสัมภาษณ์มากขึ้น

• เตรียมตัวก่อนสัมภาษณ์งาน

เมื่อเข้าสู่ “ปากประตู” ด่านสุดท้ายก่อนจะกลายเป็นพนักงานใหม่ ลองย้อนกลับมาทบทวนเนื้อหาบน Job Description อีกครั้ง พยายามจดจำคีย์เวิร์ดสำคัญ ทำความเข้าใจความคาดหวังขององค์กรเพื่อนำเสนอวิธีการที่อาจเป็น “ทางออก” ให้กับเป้าหมายเหล่านั้น

เพียงเท่านี้ Job Description แค่ 1 หน้ากระดาษก็สามารถกลายเป็นอาวุธทรงพลังที่สามารถเปลี่ยนสถานการณ์ ให้การสมัครงานของเราไม่เสียเวลา แรงกาย แรงใจไปแบบเปล่าๆ อีกทั้งยังมีโอกาสถูกเรียกสัมภาษณ์และเพิ่มโอกาสได้งานใหม่อย่างที่ตั้งใจไว้มากขึ้น

ฝากโปรไฟล์กับ Reeracoen Thailand พร้อมค้นหางานที่ใช่ในบริษัทที่ชอบ

อ่านบทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง:
สัมภาษณ์งานไม่ผ่าน อาจเป็นเพราะพยายามปิดบัง "ข้อเสีย" ของตัวเองมากเกินไป
 

แปลและเรียบเรียงจาก: https://shorturl.at/dkFIV
#ReeracoenRecruitment #ReeracoenThailand #Recruitment